Для людей многих профессий составной частью трудовых обязанностей является оформление первичных документов.
Например, человеку по виду своей деятельности отвечает за закупку товаров.
В этом случае у него существуют необходимые полномочия на подписание приходных документов. Такая же ситуация существует тогда, когда продажу товаров осуществляет филиал.
В этом случае накладные подписываются его директором и затем передаются в бухгалтерию головного предприятия.
Торговые представители часто подписывают документы на товар, привозя его прямо в магазин. Или предположим, человек уехал по заданию фирмы в командировку.
По прибытии из нее он обязан отчитаться перед предприятием как за выполненное поручение, так и понесенные расходы.
Здесь имеются ввиду затраты на проживание, проезд, представительские нужды и т.д.
Однако в силу своей халатности или по другим причинам работники компании не всегда вовремя возвращают ей полученные или оформленные собственноручно документы.
Это бывает чревато для предприятия серьезными штрафными санкциями со стороны налоговой инспекции и других государственных органов.
В связи с этим Федеральная служба по труду и занятости 18 декабря 2014 года издала письмо № 3251-6-1.
Из его содержания следует, что несвоевременная сдача сотрудником предприятия в бухгалтерию первичных документов является одной из разновидностей нарушения трудовой дисциплины.
Поэтому за данный проступок работник может как ограничиться замечанием или выговором, так и быть уволен (в самом крайнем случае).
Также возможны карающие действия и виде лишения премии.
Во избежание трудовых конфликтов, процедуру документооборота следует прописать в локальных актах по предприятию.
Например, если занимаемая должность связана с оформлением первичных документов (накладных, актов, квитанций, счетов и т.д.), то в трудовом договоре или в должностной инструкции следует оговорить сроки их возврата.
В случае невозможности своевременно выполнить данное требование по объективным причинам, необходимо определить механизм оповещения об этом работодателя.
Также следует четко предусмотреть и санкции в зависимости важности документа и периода просрочки его возврата.
Например, за задержку в передаче накладной на срок до двух дней, работнику выносится замечания.
Если он хранил эту или другую документацию у себя больше недели, то может последовать выговор.
Более серьезное нарушение будет чревато для человека увольнением.
Чтобы исключить обвинения в дискриминации, подобную ответственность стоит установить для всех без исключения работников, имеющих дело с первичной документацией.
Санкции за нарушение сроков возврата первички могут быть прописаны и в документах предприятия, регулирующих условия оплаты труда сотрудников.
Например, за систематическую задержку в передаче документов в бухгалтерию работник может быть как лишен премии вообще, так и претендовать на ее получение в значительно меньшем размере.
В вышеуказанном письме отмечается, что такие действия работодателя никоим образом не противоречит трудовому законодательству.