Внесение исправлений в трудовую книжку

Все записи, вносимые в трудовую книжку должны точно соответствовать действующим правилам и требованиям. От того насколько профессионально и правильно сформулирована запись в трудовой книжке зависят пенсионные права работника.

Однако никто в этой жизни не застрахован от ошибок, в том числе и работники кадровых служб. Поэтому полезной будет являться информация о том, как грамотно внести исправления или изменения в трудовую книжку.

Законодательная база

Напомним, что все записи о приеме и увольнении работника вносятся в трудовую книжку в соответствии с точными формулировками Трудового кодекса РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в которых достаточно детально изложена вся информация по ведению трудовых книжек, в том числе и по внесению исправлений и изменений.

А инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, еще более конкретизирует информацию, содержащуюся в указанных выше Правилах.

Понятия

В трудовую книжку можно вносить изменения, дополнения или исправления.

Давайте разберемся с этими понятиями:

• изменение - это замена верной записи, сделанной ранее на другую запись;
• дополнение - это добавление к ранней верной записи каких-либо дополнительных сведений;
• исправление - это корректировка ошибочной записи, сделанной ранее, исправление её на верную запись.

Кроме того, от данных понятий следует отличать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Дубликат выдается в том случае, если трудовая книжка утеряна или испорчена.

Изменения могут быть внесены в любой раздел трудовой книжки (в трудовых книжках таких разделов три):

• раздел "сведения о работнике" - это титульный лист трудовой книжки;
• раздел "сведения о работе";
• раздел "Сведения о награждении".

Изменения в раздел "сведения о работнике"

1) изменение анкетно-биографических данных (ФИО, дата рождения)

Изменения в фамилию, имя, отчества работника, а также в дату его рождения вносятся в порядке, предусмотренном пунктом 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений в указанные данные будут являться следующие документы, предоставленные работником:

• паспорт,
• свидетельство о рождении,
• свидетельство о браке,
• свидетельство о расторжении брака,
• свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.

Изменения указываются на первой странице трудовой книжки (титульном листе).

Прежняя фамилия либо имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой, а сверху над ними пишутся новые данные.

Ссылки на номер и дату документа, подтверждающего новые данные, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Здесь же ставится подпись работника отдела кадров и печать организации (или печать кадровой службы).

2) исправление анкетно-биографических данных:

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик службы допустил ошибку в написании фамилии, имени, отчества либо даты рождения работника, то в этом случае бланк трудовой книжки уничтожается и заполняется новый экземпляр трудовой книжки.

При уничтожении испорченного бланка трудовой книжки следует составить Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек.

В случае если ошибка в биографических данных работника выявилась в уже заполненной трудовой книжке, то исправления вносятся в соответствии с общими правилами действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке (об этом говорится в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, и в п. 2.3. Инструкции).

Т.е. неправильная запись зачеркивается, а рядом (или сверху) пишутся верные данные. Запись о документе, который послужил основанием для исправления ошибки, вносится на внутренней стороне обложки, там же ставится подпись лица, сделавшего соответствующую запись и печать организации (кадровой службы). (см. пример выше с изменением фамилии).

Если вы потеряли паспорт, то можете посмотреть ментальную карту "Действия при утрате паспорта", где объясняется куда надо обращаться и какие документы готовить

Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать?

3) изменения в сведения об образовании, профессии, специальности

В процессе своей трудовой деятельности работник может получить дополнительное образование, обучиться новой профессии. Все эти дополнения необходимо отображать в трудовой книжке. Порядок внесения таких изменений предусмотрены пунктом 2.4. Инструкции.

Данный пункт указывает, что изменение записей о полученном новом образовании, профессии или специальности производится без зачеркивания ранее внесенных записей, а только лишь дополнением новых данных.

Ссылки на документ об образовании при этом законодательством не предусмотрены.

Например, Иванова В. П., при поступлении на работу имела среднее профессиональное образование, о чем была сделана соответствующая запись. В процессе трудовой деятельности она закончила ВУЗ и получила новую профессию – экономист.

Исправления в разделы "сведения о работе" и "сведения о награждении"

Чаще всего неточности и ошибки допускаются именно в разделе "сведения о работе" трудовой книжки.

Порядок исправления в разделы "сведения о работе" и "сведения о награждении" производится в соответствии с п. 27 Правил, п. 1.2. Инструкции.

Данными правилами установлено, что вносить изменения в трудовую книжку можно:

• либо по месту работы, где была внесена соответствующая неверная запись,
• либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа от работодателя, допустившего ошибку.

Важное правило: нельзя ничего зачеркивать, подделывать или замазывать корректирующей жидкостью! Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Порядок исправления следующий:

• после последней записи в разделе «сведения о работе» указывается следующий по порядку номер, дата, когда вносится новая запись
• в графе 3 пишется следующее: «Запись за номером таким-то недействительна» и после этого пишется верная формулировка.
• в графе 4 пишется номер и дата приказа, на основании которого была внесена неверная запись (т.е. номер и дата приказа повторяются), либо указывается дата и номер приказа, в соответствии с которым вносится уже новая правильная запись (в том случае если и в приказе была допущена ошибка).

Если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и после неверной записи уже были внесены другие данные, порядок исправления остается тот же.

Если неверная запись была обнаружена сразу после того, как в трудовую книжку внесена запись об увольнении, необходимо сделать следующее: сначала снова написать наименование организации, затем присвоить следующий порядковый номер и дату, и внести необходимые исправления.

Далее следует поставить печать и подпись кадрового работника, а также подпись самого работника.

Это же порядок будет и в том случае если работник пришел в организацию, где работал ранее, чтобы исправит ошибку, но в его трудовой книжке последней уже стоит запись об увольнении из другой организации.

По такому же принципу исправляются все неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях.

В том числе и записи о переводе или увольнении работника, если эти действия признаны незаконными в судебном порядке.

Кроме того, работник имеет право вместо исправления такой незаконной записи потребовать у работодателя выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором незаконная запись будет отсутствовать.

Это указывается в пункте 33 Правил.

Скачать Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек